Şirketiniz ticaret siciline tescil edildiğinde iş bitmiş olmaz. Vergi dairesi, SGK ve Ticaret Bakanlığı artık şirketinizle büyük ölçüde elektronik ortamda yazışır; defterlerinizin bir kısmı da elektronik tutulur. Aşağıdaki liste, kuruluştan sonraki ilk haftalarda tamamlanması gereken dijital işleri ve hangisinin hangi şirket için zorunlu olduğunu bir arada gösterir.
Kısa kontrol listesi
| İş | Kimler için | Ne zaman | Nereden |
|---|---|---|---|
| GİB e-Tebligat başvurusu | Tüm sermaye şirketleri; ticari, zirai, mesleki kazanç sahibi gelir vergisi mükellefleri (basit usul hariç) | İşe başlamayı izleyen 15 gün içinde (şirketler) | Vergi dairesi veya Dijital Vergi Dairesi |
| UETS (Ulusal Elektronik Tebligat) adresi | Tüm özel hukuk tüzel kişileri, yani şirketler | Kuruluşla birlikte; erişimi yetkili kişi açar | etebligat.gov.tr (PTT) |
| SGK e-Tebligat adresi | Sigortalı çalıştıran işverenler | Sigortalı çalıştırmaya başlanan ayın sonundan itibaren 3 ay içinde | SGK e-Tebligat sistemi |
| Elektronik Ticari Defter Sistemi (ETDS) | 1 Ocak 2026'dan itibaren tescil edilen tüm şirketler | Defterler tescille birlikte açılır | etds.ticaret.gov.tr (e-Devlet ile giriş) |
| KEP adresi | Zorunlu olmayan şirketler için de pratikte gerekli; e-ticaret yapanlar için ETBİS kaydında istenir | Faaliyete başlamadan önce | Yetkili KEP hizmet sağlayıcıları |
| e-İmza (nitelikli elektronik sertifika) | Şirket yetkilileri; e-Devlet, MERSİS ve pek çok kamu sisteminde | Kuruluş sürecinde | Yetkili elektronik sertifika hizmet sağlayıcıları |
| Mali mühür | e-Fatura ve e-Defter kullanan tüzel kişiler (GİB portalı veya kendi sistemi) | e-Belge başvurusundan önce | Kamu Sertifikasyon Merkezi (TÜBİTAK) |
| e-Fatura, e-Arşiv, e-Defter | Ciro ve sektör şartlarına göre; birçok yeni şirket için gönüllü | Zorunluluk tarihinden önce | Özel entegratör veya GİB portalı |
| ETBİS kaydı | İnternet sitesi veya uygulama üzerinden satış yapanlar ve pazaryerleri | Faaliyete başlamadan önce | e-Devlet üzerinden ETBİS |
GİB e-Tebligat
Vergi dairesinin ödeme emri, ihbarname, KDV iadesi eksiklik yazısı, inceleme yazısı gibi belgeleri e-Tebligat adresinize gönderilir. Gelir İdaresi'nin 2025 tarihli bilgilendirmesine göre:
- Zorunlu olanlar: Kurumlar vergisi mükellefleri ile ticari, zirai ve mesleki kazanç yönünden gelir vergisi mükellefleri (kazancı basit usulde tespit edilenler ve gerçek usulde vergilendirilmeyen çiftçiler hariç). 1 Ocak 2025'ten itibaren, ÖTV (II) sayılı listedeki tescile tabi araçların ilk iktisabında adına tescil yapılanlar da zorunlu kapsama girmiştir.
- Başvuru: Şirketler, 456 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ekindeki talep bildirimini (Ek:1) işe başlama tarihini izleyen 15 gün içinde kurumlar vergisi yönünden bağlı oldukları vergi dairesine verir. Gerçek kişiler (Ek:2) başvuruyu mükellefiyet tesisi sırasında elden veya Dijital Vergi Dairesi üzerinden yapar.
- Tebliğ tarihi: Belge, elektronik adresinize ulaştığı günü izleyen beşinci günün sonunda tebliğ edilmiş sayılır ve ayrıca posta ile gönderilmez. Kutuyu açmamanız, tebliğin yapılmadığı anlamına gelmez.
- Yaptırım: Zorunlu olduğu hâlde süresinde başvurmayanlara Vergi Usul Kanunu'nun ilgili ceza hükümleri uygulanır.
UETS: Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi
Mahkemeler, icra daireleri ve pek çok kamu kurumu şirketlere tebligatı PTT'nin işlettiği UETS adresine gönderir. 7201 sayılı Tebligat Kanunu'nun 7/a maddesi, şirketler dahil tüm özel hukuk tüzel kişilerine elektronik yolla tebligat yapılmasını zorunlu tutar. Şirketlerin UETS adresi PTT tarafından oluşturulur; adrese erişimi şirket yetkilileri, etebligat.gov.tr'deki adımları izleyerek açar.
Tebligat, elektronik adrese ulaştığı günü izleyen beşinci günün sonunda yapılmış sayılır. Dava ve icra süreleri bu tarihten başlayacağı için UETS kutusunun düzenli izlenmesi şirketin hak kaybına uğramaması açısından önemlidir.
SGK e-Tebligat
Sosyal Güvenlik Kurumunca Elektronik Ortamda Yapılacak Tebligata İlişkin Yönetmelik uyarınca, 5510 sayılı Kanun'un 4/1-a ve 4/1-c kapsamında sigortalı çalıştıran işverenler SGK e-Tebligat adresi almak zorundadır. Sigortalı çalıştırmaya yeni başlayan işverenler, başladıkları ayın veya dönemin sonundan itibaren 3 ay içinde başvurur. İdari para cezaları, prim borcu ve ödeme emirleri bu adrese gönderilir; tebligat, belgenin adrese ulaştığı günü izleyen beşinci günün sonunda yapılmış sayılır.
İlk çalışanınızı işe alırken yapılacak diğer işler: İlk çalışanınızı işe alırken
KEP: Kayıtlı Elektronik Posta
KEP, gönderimin ve teslimin hukuken ispatlanabildiği elektronik postadır. Türk Ticaret Kanunu'nun 18. maddesi, tacirler arasında temerrüt, fesih ve dönme gibi ihbarların noter, iadeli taahhütlü mektup ve telgraf yanında KEP ile de yapılabileceğini düzenler. KEP adresi:
- e-ticaret yapanlar için ETBİS kaydında tebligata elverişli adres olarak istenir,
- pek çok kamu kurumu ve şirketle resmî yazışmada kullanılır,
- noter masrafı olmadan ispatlı bildirim yapılmasını sağlar.
KEP adresi, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu'nca yetkilendirilen KEP hizmet sağlayıcılarından alınır. Şirket adına KEP adresi açılırken yetkilinin kimliği ve şirketin yetki belgeleri istenir.
e-İmza ve mali mühür
| e-İmza (nitelikli elektronik sertifika) | Mali mühür | |
|---|---|---|
| Kime verilir | Gerçek kişiye | Tüzel kişiye (şirkete) |
| Hukuki niteliği | Güvenli elektronik imza, elle atılan imzayla aynı hukuki sonucu doğurur (5070 sayılı Kanun m.5) | Vergi mevzuatındaki elektronik belgelerin şirket adına onaylanması |
| Nerede kullanılır | e-Devlet, MERSİS, KEP, e-Tebligat, UETS, ETDS girişleri, elektronik sözleşmeler | e-Fatura ve e-Defter (GİB portalı veya şirketin kendi sistemi) |
| Nereden alınır | Yetkili elektronik sertifika hizmet sağlayıcıları | Kamu Sertifikasyon Merkezi (TÜBİTAK BİLGEM) |
Şahıs işletmelerinde mali mühür yerine işletme sahibinin e-imzası kullanılır. Özel entegratörle e-Fatura kullanan şirketlerde imzalama entegratörün sistemi üzerinden de yapılabilir.
ETDS: Elektronik Ticari Defter Sistemi
Ticaret Bakanlığı'nın sistemidir ve muhasebeyle ilgili olmayan ticari defterlerin elektronik ortamda tutulmasını sağlar: pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, müdürler kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri. Yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defteri ise GİB'in e-Defter uygulamasının konusudur; ETDS ile karıştırılmamalıdır.
- Dayanak: İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ (Resmî Gazete 14.02.2025, sayı 32813). Sistem 1 Temmuz 2025'te kullanıma açıldı.
- Zorunlu olanlar: 1 Ocak 2026'dan itibaren kuruluşu ticaret siciline tescil edilen tüm şirketler ile kuruluşu ve esas sözleşme değişikliği Ticaret Bakanlığı iznine tabi şirketler (bankalar, sigorta ve finansman şirketleri, holdingler, bağımsız denetim şirketleri gibi).
- Yeni şirketlerde: Defterler, tescille aynı anda ETDS'de açılır. Kuruluşta, defterlerde işlem yapacak sistem kullanıcısı (yönetim organı üyesi, yönetici ortak ya da üçüncü bir gerçek kişi) belirlenir.
- Diğer şirketler: 1 Temmuz 2025'ten itibaren isteğe bağlı olarak geçebilir. Geçişte kağıt defterlerin noterde kapanış onayı yaptırılır; defterlerden biri eksikse önce zayi belgesi alınması gerekir. ETDS'ye geçen şirket, kapsamdaki tüm defterlerini elektronik tutar.
- Kullanım: etds.ticaret.gov.tr adresine e-Devlet üzerinden e-imza, mobil imza veya internet bankacılığıyla girilir. Toplantı tutanakları taranarak PDF olarak ve gecikmeden yüklenir. Hizmet ücretsizdir; açılış ve kapanış onayı aranmaz. Sistemden alınan karar örnekleri QR kod ve doğrulama koduyla üçüncü kişilerce doğrulanabilir.
Ayrıntılı anlatım: ETDS rehberi
ETBİS: Elektronik Ticaret Bilgi Sistemi
Kendi internet sitesi, mobil uygulaması ya da pazaryeri mağazası üzerinden satış yapan işletmeler, faaliyete başlamadan önce e-Devlet üzerinden ETBİS'e kayıt olmak zorundadır. Kayıtta tacirler için MERSİS ve vergi kimlik numarası, esnaf için T.C. kimlik ve vergi kimlik numarası ile alan adı ve uygulama bilgileri girilir; tebligata elverişli KEP adresi, satılan mal ve hizmet türleri ve ödeme yöntemleri bildirilir. Kayıtlı işletmeler eticaret.gov.tr'de ilan edilir.
Ayrıntılı anlatım: ETBİS kaydı
e-Fatura, e-Arşiv ve e-Defter
Yeni bir şirket için e-belge zorunluluğu çoğunlukla ciroya ve sektöre bağlıdır; ilk yıl gönüllü geçiş de mümkündür. Zorunluluk sınırları ve başvuru yolları: e-Fatura zorunluluğu · e-Fatura, e-Arşiv ve e-Defter
Büro olarak neyi üstleniyoruz?
Kuruluşla birlikte bu başvuruların takvimini çıkarıyor, vergi dairesi ve SGK başvurularını hazırlıyor, ETDS sistem kullanıcısı kararı ve e-belge geçişinde yol gösteriyoruz. e-Tebligat, UETS ve SGK kutularını izleme işini aylık hizmet kapsamında üstlenebiliriz. Başvurulardaki imza ve yetkilendirme işlemleri ise mevzuat gereği şirket yetkilileri tarafından yapılır.
Kaynaklar
- Gelir İdaresi Başkanlığı, e-Tebligat · 456 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği
- Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi · 7201 sayılı Tebligat Kanunu m.7/a
- Elektronik Ticari Defter Sistemi · Ticaret Bakanlığı
- Elektronik Ticaret Bilgi Sistemi (ETBİS)
- 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu